Nawet, jeśli sporo zainwestujemy w zabezpieczenia, dane osobowe przetwarzane przez naszą firmę i tak mogą trafić w niepowołane ręce. I to niekoniecznie na skutek działalności przestępców, ale pomyłek pracowników.
Utrata zaufania klientów, wysokie kary odszkodowania, a także straty wizerunkowe… To wszystko może być skutkiem wycieku danych osobowych przetwarzanych przez firmę. I wcale nie musi wynikać z czyjegoś celowego działania, a „zwykłych” zaniedbań i pomyłek. Oto 6 najważniejszych i najczęściej popełnianych przez pracowników błędów w kwestii ochrony danych osobowych.
Niszczarki to podstawa
Wiele dokumentów zawierających między innymi numery kont bankowych, historie chorób lub inne poufne dane można znaleźć… na śmietnikach. To efekt nieużywania niszczarek i wyrzucania dokumentów w stanie pozwalającym na odczytanie ich treści. Na zakup tego urządzenia warto zdecydować się tym bardziej, że są już osoby, które specjalnie przeszukują śmietniki przy siedzibach firm.
Brak szyfrowania
Dotyczy to zarówno korespondencji przesyłanej między pracownikami firmy, jak i nośników danych, które ci zabierają ze sobą do domu. Maile mogą bowiem zostać przechwycone przez cyberprzestępców, a ci na pewno nie pogardzą zawartymi w nich danymi osobowymi. Pamięci USB i płyty CD łatwo zaś po prostu zgubić, a niezaszyfrowane dane znalazca bez problemu odczyta. I wcale nie musi okazać się uczciwy.
Otwarta lista adresowa
To popularny błąd, który dla naszej firmy może okazać się prawdziwą wizerunkową klęską. By uniknąć takich problemów, wystarczy maile adresatów wpisać w rubryce UDW lub skorzystać z oprogramowania dedykowanego do prowadzenia korespondencji – na przykład popularnego Outlooka.
Niezabrane dokumenty
Komu nie przytrafiła się taka sytuacja? Zaczynamy drukowanie poufnych dokumentów, a po chwili jakaś ważna sprawa odciąga nas od drukarki. Wracamy po dłuższej chwili i uświadamiamy sobie, że ktoś mógł spisać lub sfotografować zawarte na nich dane. Drukując ważne dokumenty nie powinniśmy więc odchodzić od urządzenia nawet na moment.
Brak rozwagi
Wyciek danych osobowych może być też skutkiem niefrasobliwości pracowników. Wystarczy w luźnej rozmowie powiedzieć o kilka słów za dużo, zapisać hasło i karteczkę przykleić do monitora lub telefonicznie udzielić poufnych informacji bez identyfikacji rozmówcy. Warto pamiętać, że ochrona danych osobowych to także takie – wydawać by się mogło – drobiazgi.
Źle ustawione monitory
Ostatnią, ale równie ważną kwestią jest odpowiednie ustawienie monitorów. Należy unikać sytuacji, kiedy informacje wyświetlane na ekranie komputera widoczne są dla niepowołanych osób. Szczególnie ważne okazuje się to w sytuacji, gdy korzystamy z komputera mobilnego po wyjściu z pracy, a poufne dane mogą zostać przeczytane na przykład przez współpasażerów z autobusu.
Więcej informacji o ochronie danych osobowych znajdziesz na stronie firmy szkoleniowej Proxymo.
