Gdy firma się rozwija, przedsiębiorca ma coraz więcej pracy. Dobry program do wystawiania faktur pozwala zaoszczędzić czas. Jeżeli aplikacja wymaga instalacji na komputerze, to użytkownik może być również spokojny o posiadane dane – są one bezpieczne.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek rejestrować sprzedaż towarów lub usług. Najczęściej spełniają ten wymóg, wystawiając faktury czy paragony. By zautomatyzować wystawianie tych pierwszych, firma może zdecydować się na nabycie programu do wystawiania faktur. Takie rozwiązanie jest praktyczne przynajmniej z kilku powodów – pozwala zaoszczędzić czas, spełnić formalne kwestie czy zindywidualizować wystawiany dokument.
By faktura była fakturą
Faktura jest dokumentem, w którym muszą się znaleźć określone informacje. Tak wynika z przepisów i przedsiębiorcy muszą dostosować się do wytycznych w tym zakresie. Z tego też względu pierwszym powodem, dla którego warto sięgnąć po dobry program do wystawania faktur, jest możliwość korzystania z szablonu dostosowanego do aktualnych przepisów. Pozwala to wyeliminować problemy z tworzeniem własnych szablonów i wczytywaniem się w przepisy, które – jak wiadomo – dość często się zmieniają.
Zautomatyzowanie czynności
Programy do faktur to aplikacje intuicyjne w obsłudze. Zautomatyzowanie czynności polega na tym, że osoba odpowiedzialna za wystawienie dokumentów nie musi po raz kolejny wpisywać danych klienta (a przy takich czynnościach łatwo o pomyłkę) czy wypełniać danych firmy. Nie trzeba również tworzyć tabelek, wypełniać ich nazwami produktów lub usług czy uzupełniać numer konta, na jaki nabywca powinien przelać pieniądze.
Bo „czas to pieniądz”
To powiedzenie nie straciło na aktualności, zwłaszcza w odniesieniu do osób prowadzących działalność gospodarczą. Fakt, że korzystanie z programu do faktur umożliwia zautomatyzowanie części czynności, przekłada się na oszczędność czasu. Wygenerowanie dokumentu z intuicyjnej w obsłudze aplikacji zajmuje tylko kilka minut. A im większa firma, tym więcej faktur wystawia. W praktyce pozwala to na zaoszczędzenie wielu godzin, w trakcie których pracownik może wykonywać inne czynności.
Zindywidualizowanie faktury
Oferta handlowa najczęściej jest przygotowywana na papierze firmowym. Dlaczego inaczej miałoby być w przypadku faktur? To dokument, który również trafia do klienta, dlatego dobrze, by znalazło się na nim choćby logo firmy. Dobry program do faktur umożliwia wczytanie takiego elementu lub pieczątki firmy. W efekcie wystawiona faktura może stać się zindywidualizowanym dokumentem – adresat od razu będzie wiedział, od kogo ją otrzymał.
Wyślij lub wydrukuj gotowy dokument
Dokument wygenerowany przez program do wystawiania faktur jest gotowy do wysłania. Ponieważ coraz więcej przedsiębiorców korzysta z nowoczesnych rozwiązań, decydują się oni na otrzymywanie faktur wyłącznie w wersji elektronicznej. Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić pieniądze, bo wysyłka dokumentu przez operatora pocztowego wymagałaby zakupu kopert i znaczków.
Dodatkowe opcje
Najlepsze programy do wystawiania faktur są dostępne w wielu wariantach. W efekcie klient może nabyć taki, który pozwoli mu np. na integrację ze sklepem internetowym Shoper czy prowadzenie ewidencji zakupów. Korzystanie z dodatkowych aplikacji ułatwia zarządzenie firmowym budżetem. Wspomniana ewidencja zakupów może być punktem wyjścia do analizy i opracowania strategii oszczędzania.
Przetestuj, by się przekonać
Jeżeli w dalszym ciągu przygotowujesz faktury dla klientów w Excelu, ale zdajesz sobie sprawę, że rozwiązanie to jest czasochłonne i mało wygodne, to czas na zmiany. Nie musisz od razu decydować się na program do wystawiania faktur. Jeśli nie wiesz, jak on działa i jakie ma możliwości, to możesz skorzystać z bezpłatnego okresu próbnego i samodzielnie ocenić korzyści czekające na ciebie.
Który program do faktur wybrać?
Stojąc przed wyborem programu do faktur, przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę swoje potrzeby, oczekiwania i szybkość rozwoju prowadzonej działalności. W ten sposób może wybrać taką aplikację, która pozwoli mu czerpać najwięcej korzyści.
Programy do faktur różnią się między sobą funkcjonalnością i przeznaczeniem. Trzeba pamiętać, że firmy to zróżnicowane wielkościowo podmioty, których właściciele mają różne pomysły na rozwój i które w różnych okresach wykazują konkretne potrzeby. Z tego też względu w naszej ofercie znalazły się takie programy jak: Faktura Small Business i Faktura Small Business Handel. Jeżeli zdecydowałeś się na porzucenie dotychczasowych rozwiązań i korzystanie ze specjalnej aplikacji do wystawiania faktur, to sprawdź, które z proponowanych przez nas rozwiązań jest przeznaczone właśnie dla ciebie.
Funkcje dostępne w każdym programie
Niezależnie od tego, jak duża firma korzysta z programu do wystawiania faktur, istotne jest, by był on intuicyjny w obsłudze. Wymienione aplikacje są zbieżne w kilku punktach, mianowicie:
l Umożliwiają pobieranie danych kontrahentów z bazy Głównego Urzędu Statystycznego – wystarczy znać NIP firmy. Takie rozwiązanie jest niezwykle praktyczne, bo pozwala uniknąć błędów.
l Zostały zaprojektowane w taki sposób, by można je było dostosować do swoich potrzeb. Przedsiębiorcy mogą m.in.: ustawić własną czcionkę, wczytać logo czy zdefiniować preferowane formy płatności. Dzięki zindywidualizowaniu programu oszczędza się czas przy wystawianiu faktur.
l Oznaczanie istotnych danych. Zdarza się, że przedsiębiorca musi zaznaczyć jakąś fakturę, klienta czy towar. Programy wyposażone są w znaczniki i kolory, których można używać m.in. do zaznaczania istotnych danych.
l Wysyłka e-faktury. Coraz więcej klientów chce otrzymywać faktury w formie elektronicznej. Wygenerowany w programie dokument bez problemu można wysłać mailem – to duża oszczędność czasu.
l Dostęp do programu dla wielu pracowników. Zdarza się, że w firmie więcej niż jedna osoba jest odpowiedzialna za wystawianie faktur. Dzięki wersji sieciowej z programów może korzystać wiele osób jednocześnie.
l Rabaty i faktury cykliczne. Stałych klientów należy premiować przez przyznawanie im atrakcyjnych rabatów – program został wyposażony w taką opcję. Dodatkowo przedsiębiorcy mają możliwość cyklicznego wystawiania faktur czy dokumentów w walucie obcej.
l Kartoteka klientów, usług i towarów z możliwością filtrowania. Dzięki niej każdy zainteresowany może w szybki sposób wystawić fakturę podmiotowi, który współpracował już z firmą.
l Możliwość współpracy z drukarkami fiskalnymi i czytnikami kodów kreskowych – idealne rozwiązanie dla firm, które na co dzień korzystają właśnie z takich urządzeń.
l Analiza i statystyki – pozwalają one sprawdzić np., które towary najszybciej się sprzedają. To cenne wiadomości, mogące ulepszyć działanie firmy.
l eArchiwum, czyli bezpieczeństwo zgromadzonych danych. Funkcja jest szczególnie istotna wówczas, gdy firmowe sprzęty zawiodą.
Gdy prowadzisz niewielką firmę
Małe, rodzinne firmy lub średnie przedsiębiorstwa najczęściej wystawiają od kilku do kilkunastu faktur miesięcznie. Skoro ich potrzeby są stosunkowo niewielkie, to program do faktur powinien być stosunkowo prosty i wyposażony w podstawowe funkcje. Aplikacja Faktura Small Business jest odpowiedzią na zapotrzebowanie właśnie takich podmiotów – zawiera wszystkie wyżej wymienione funkcje, dzięki czemu idealnie sprawdza się właśnie w niewielkich firmach.
Skorzystanie z Faktura Small Business jest o tyle korzystne w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, że poza możliwością wystawiania faktur mogą oni dodatkowo korzystać z szeregu cennych funkcji. Przykładem jest choćby możliwość analizowania statystyk i tym samym polepszenie kondycji firmy.
Gdy firma się rozrasta i posiada własny magazyn
Wówczas dobrze sięgnąć po program rozbudowany o dodatkowe funkcje. Takim jest Faktura Small Business Handel, który – poza wymienionymi opcjami – ma również kartotekę zakupów, umożliwia tworzenie kompletu z towarów lub usług, pozwala na obsługę stanów magazynowych, generowanie dokumentów kasowych czy nawet integrację ze sklepem internetowym. W praktyce taka aplikacja przyda się głównie firmom handlującym produktami lub usługami.
Skorzystanie z Faktura Small Business Handel jest korzystne głównie z punktu widzenia firm, które muszą stale monitorować sprzedaż produktów i jednocześnie chcą na bieżąco wystawiać faktury. Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić na zakupie kilku aplikacji o różnych funkcjach. Również czas jest ważny – w obrębie jednego programu można korzystać z różnych opcji.
Nie jestem VAT-owcem. Czy mogę skorzystać z programu?
Oczywiście! Trzeba pamiętać o zmianach, jakie nastąpiły w ustawie o podatku od towarów i usług. Nowelizacja, która weszła w życie 1 stycznia 2014 r., ujednoliciła kwestię wystawiania dokumentów potwierdzających sprzedaż. Od tej daty osoby prowadzące działalność gospodarczą wystawiają faktury i to niezależnie od tego, czy są czynnymi podatnikami VAT, czy też korzystają ze zwolnienia z VAT. Rozróżnienie między fakturą a rachunkiem nie istnieje zatem w prawie – to wyłącznie kwestia przyzwyczajenia, mająca korzenie w przepisach przed nowelizacją ustawy.
Jak przetestować za darmo program do faktur?
Firma Mega-Tech udostępnia za darmo wersję testową na okres 7 dni aby skorzystać z oferty należy wejść na stronę: https://www.mega-tech.com.pl i pobrać wersję demonstracyjną programu a następnie ją aktywować na 7 dni za darmo.
