Wiele firm decyduje się na outsourcing usług księgowych. Jest to rezygnacja z prowadzenia własnej księgowości i powierzenie tego zadania zewnętrznej firmie specjalizującej się w prowadzeniu ksiąg rachunkowych i podatkowych.
Zanim zdecydujesz się na outsourcing księgowości – co warto wiedzieć?
Przed nawiązaniem współpracy z podmiotem oferującym świadczenie usług księgowych należy rzetelnie przeanalizować oferty dostępnych na rynku firm. Wybór odpowiedniej powinien opierać się przede wszystkim o zakres czynności, jakie składają się na wyszczególnione w ofercie wynagrodzenie. Warto także wziąć pod uwagę doświadczenie zawodowe, jakim dysponuje dana firma. Wynajem cieszącej się dobrą opinią i wieloletnią obecnością na rynku – zmniejsza ryzyko wystąpienia ewentualnych trudności we współpracy oraz popełnienia ewentualnych błędów w prowadzeniu ksiąg podatkowych.
Poza tym konieczne jest podpisanie stosownej umowy o świadczenie usług, która musi zawierać następujące informacje:
– okres trwania wpółpracy,
– okres wypowiedzenia zgodny z obowiązującymi przepisami prawa,
– szczegółowy zakres obowiązków zleceniobiorcy,
– wynagrodzenie za poszczególne czynności,
– dane obu stron.
Outsourcing usług księgowych – obniżenie kosztów prowadzenia działalności
W związku z prowadzeniem wewnętrznego działu księgowości przedsiębiorstwo ponosi koszt z tytułu zatrudnienia dodatkowych pracowników oraz wyposażenia ich w narzędzia niezbędne do pracy; zalicza się do nich między innymi oprogramowanie finansowo-podatkowe, które wymaga wysokiego nakładu finansowego. Zatrudnienie firmy outsourcingowej pozwala tych kosztów uniknąć, co jest dużą oszczędnością.
Ponadto przenosi obowiązek archiwizacji dokumentów na firmę świadczącą outsourcing usług księgowych. Pozwala to więc wyeliminować koszty związane z zatrudnieniem firmy archiwizacyjnej lub z organizacją przestrzeni przystosowanej do ich przechowywania.
Czym jest odpowiedzialność kontraktowa?
Zatrudnienie wykwalifikowanych specjalistów minimalizuje ryzyko ich wystąpienia ewentualnych błędów w prowadzeniu ksiąg podatkowych. Z tego tytułu odpowiedzialność za ich pojawienie się ponosi firma świadcząca usługę outsourcingu księgowości. Kwestię tę reguluje tak zwana odpowiedzialność kontraktowa.
Trzeba jednak pamiętać, iż mimo wszystko przedsiębiorca nie jest zupełnie zwolniony z odpowiedzialności za regulacje podatkowe firmy. W przypadku zaległości w ich płaceniu lub innych nieprawidłowości, właściciel może ponieść konsekwencje prawne. W związku z zasadami odpowiedzialności kontraktowej może jednak ubiegać się o odszkodowanie od firmy, z którą nawiązał współpracę, z tytułu nie wywiązania się przez nią z wyszczególnionych na piśmie zobowiązań.
Artykuł powstał we współpracy ze specjalistami z GLC
